Datenschutzerklärung der SYNformulas GmbH für das Coupon-Modell Kijimea Cares

1. Allgemeine Hinweise

1.1 Die SYNformulas GmbH (im Folgenden auch „wir“) ist ein Probiotika-Unternehmen, das schwerpunktmäßig Produkte für Darmbeschwerden herstellt und vertreibt. Im Rahmen des Coupon-Geschäftsmodells erhalten Sie Gutscheincodes, welche Sie Ihren Patienten und Patientinnen bei einer Empfehlung der SYNformulas-Produkte aushändigen dürfen. Die Patienten und Patientinnen können den Gutschein dann einlösen und erhalten auf diesem Wege bestimmte Rabatte bei dem Erwerb der SYNformulas-Produkte. Durch den auf dem Coupon hinterlegten Code ist es möglich zu sehen, ob Sie den Coupon ausgestellt haben und welches Produkt damit erworben wurde.

1.2 Im Rahmen dieses Coupon-Geschäftsmodells werden vor diesem Hintergrund auch personenbezogene Daten über Sie verarbeitet.

1.3 Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie gemäß Art. 13. DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Coupon-Geschäftsmodells informieren.

2. Verantwortlicher

2.1 Verantwortliche für die von dieser Datenschutzerklärung erfassten Datenverarbeitungsprozesse ist die:

SYNformulas GmbH
Am Haag 14
82166 Gräfelfing
Deutschland
Tel.: 089/78 79 790-100
E-Mail: privacy@synformulas.com

3. Datenschutzbeauftragter

3.1 Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter:

SPIRIT LEGAL Fuhrmann Hense Partnerschaft von Rechtsanwälten
Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragter
Peter Hense

Postanschrift:

Datenschutzbeauftragter
c/o FUTRUE GmbH
Am Haag 14
82166 Gräfelfing
Deutschland

 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Daten

4.1 Coupon-Geschäftsmodell

Zum Zweck der Teilnahme am Coupon-Geschäftsmodell ist es erforderlich, dass wir bestimmte Informationen verarbeiten. Diese sind:

a) Name

b) Medizinisches Fachgebiet

c) Anschrift der Praxis

Vorliegend dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei darin, Ihnen Coupons zur Vergabe an Ihre Patienten und Patientinnen zur Verfügung zu stellen und Ihnen eine auf Ihr Empfehlungsverhalten optimierte Betreuung zukommen zu lassen. Die Information, welche Coupons Sie an Ihre Patienten und Patientinnen herausgeben und welche unserer Produkte daraufhin von Ihren Patienten und Patientinnen erworben werden, ermöglicht uns wertvolle Rückschlüsse zu ziehen.

Speicherdauer und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten richten sich nach Ziff. 8 dieser Datenschutzerklärung.

4.2 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um gesetzliche Pflichten, die uns ggf. im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (Rechtsgrundlage) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen.

4.3 Rechtsdurchsetzung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Rechtsgrundlage), soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären (berechtigtes Interesse).

5. Empfänger von Daten

5.1 Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Ausübung unserer Rechte brauchen.

5.2 Darüber hinaus übermitteln wir im Einzelfall personenbezogene Daten an unsere Berater in rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten, wobei diese Empfänger in der Regel bereits aufgrund ihrer berufsrechtlichen Stellung zur besonderen Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet sind.

6. Dauer der Datenverarbeitung und Löschung

6.1 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zunächst für die Dauer, für die der jeweilige Verarbeitungszweck – siehe oben – eine entsprechende Verarbeitung erfordert. 

6.2 Insofern weisen wir darauf hin, dass auch im Falle des Widerrufs eine Einwilligung die weitere Verarbeitung auf Basis weiterer Rechtsgrundlagen möglich sein kann (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

6.3 Auch bei Erreichung der primären Verarbeitungszwecke kann eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgen, insbesondere, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtung und/oder zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere folgende Zwecke:

6.4 Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4 AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

6.5 Erhaltung von Beweismitteln unter Berücksichtigung der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Gemeinsame Verantwortlichkeit

7.1 Eine Verarbeitung Ihrer Daten in gemeinsamer Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO erfolgt nicht.

8. Datensicherheit

8.1 Personenbezogene Daten werden durch uns mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen geschützt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihr Persönlichkeitsrechte zu wahren.

8.2 Die getroffenen Maßnahmen dienen unter anderem der Vermeidung eines unerlaubten Zugriffs auf die durch uns genutzten technischen Einrichtungen sowie dem Schutz personenbezogener Daten vor unerlaubter Kenntnisnahme durch Dritte.

9. Betroffenenrechte

9.1 Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Sie betreffenden personenbezogenen Daten und über Informationen gemäß Art. 15 Abs. 1 lit. a‑h DSGVO. Werden Sie betreffende personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Sie haben unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten.

9.2 Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, falls diese unrichtig sind. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Sie betreffender personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

9.3 Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, falls eine der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.

9.4  Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben unter den in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, denen die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln. Bei der Ausübung dieses Rechts haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns auf einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

9.6 Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sofern die Datenverarbeitung auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erfolgt, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Beim Widerruf der Einwilligung können Sie unter anderem auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.

9.7  Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.  

10. Widerspruchsrecht

10.1 Sie haben unter den in Art. 21 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling. Werden Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

10.2 Sie haben unter den in Art. 21 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Sie betreffende Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

11.1 Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, kann die Teilnahme am Coupon-Geschäftsmodell nicht erfolgen.

11.2 Personenbezogene Daten, die wir nicht zwingend für die oben genannten Verarbeitungszwecke benötigen, sind entsprechend als freiwillige Angaben gekennzeichnet.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling (eine automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

13.1 Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 12.01.2024.

13.2 Durch die Weiterentwicklung des Coupon-Geschäftsmodells oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. In diesem Fall werden wir Ihnen diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert zur Verfügung stellen.